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Le « système croissance » Policy Works pour Youngs Insurance Brokers

Pour une société de courtage qui « a fait ses début à vélo, » il n'est pas surprenant que la compagnie Youngs Insurance Brokers Inc. basée à Welland en Ontario, passe à la vitesse supérieure alors qu'elle diversifie ses sources de revenus et développe ses lignes commerciales.

Les racines de Youngs Insurance remontent à 1910 lorsque Robert Carl Young crée l'entreprise à Niagara Falls (oui, il a vraiment démarché et délivré des contrats d'assurance à vélo). À cette époque, les lignes personnelles étaient prédominantes dans la société de courtage bien connue dans la région de Niagara ; ce mode de croissance et de développement se poursuivi avec succès pendant des décennies.

En 1980, l'Associé aux ventes Sandy Valleriani rachète la société de courtage, devient président et utilise le bureau de Welland comme siège social. Dans les années qui suivent, Youngs Insurance s'engage dans une stratégie d'acquisition sélective. Aujourd'hui, c'est l'une des principales sociétés de courtage de la province, avec plus de 200 employés et 25 bureaux à travers l'Ontario.

Youngs Insurance Brokers

Emplacement: Welland, ON
Employés: 200+
Bureaux: 25
RC/RP: 27/73
Objectif RC: Croissance annuelle de 10 %

Tout démarre avec des processus cohérents

Un aspect clé de cette stratégie d'acquisition était TRG Insurance Brokers situé à Niagara Falls et représentant essentiellement des assurances commerciales. Lorsque Youngs Insurance fait l'acquisition de la société de courtage en 2008, elle apporte un grand avantage : Policy Works. « Youngs vendait surtout des lignes personnelles, mais ils cherchaient à développer les lignes commerciales, » dit Cindy Gravelle, Vice-président des lignes commerciales chez Youngs Insurance.

« Avec l'acquisition de TRG, Youngs Insurance hérite de l'expertise commerciale qu'apporte Policy Works. Dès le départ, il était entendu que ce serait le système retenu pour développer notre portefeuille commercial. »

TLa capacité d'opérer avec un seul système de gestion commercial (SGC) dans tous les emplacements est un gros atout pour Youngs Insurance, Gravelle observe. « Tous nos bureaux fonctionnent avec le même système de marchandage centralisé, » dit-elle. « La cohérence de Policy Works est clé lorsque vous avez autant de bureaux et autant de personnel travaillant ensemble sur des soumissions. Nous ne pourrions pas si bien faire sans un système comme Policy Works. »

Selon Gravelle, cette cohérence est aussi bénéfique pour la gestion des comptes commerciaux. « Lorsque vous êtes aussi gros que nous, les processus doivent être les mêmes pour toutes les opérations, » dit-elle.

 

Policy Works est vraiment un outil indispensable pour notre activité commerciale.

Tracy_Maynard.jpgTracy Maynard, Spécialiste des lignes commerciales

« Policy Works vous permet de créer des modèles mais aussi d'être créatif, il contribue également à établir des procédures et à mettre en place des lignes directrices pour l'ensemble du personnel commercial. Une fois que le système est mis en place, vous ne pouvez pas vous tromper. »

Un marchandage efficace tout au long du processus

Quant aux activités de ventes et de marchandage, Policy Works accélère l'ensemble du processus de marchandage, explique Tracy Maynard, Spécialiste des lignes commerciales chez Youngs Insurance.

« Lorsque les renseignements sont saisis dans Policy Works, notre travail est à moitié fini », dit Maynard. « Vous pouvez voir le processus de marchandage en un seul clic. À l'entrée des données, vous pouvez souscrire, voir ce qui doit être rempli, compléter une soumission, télécharger vers les compagnies d'assurance ou envoyer un ficher par courriel à un client. C'est vraiment un outil indispensable pour gérer nos activités commerciales. »

 

La plupart de nos principaux assureurs commerciaux préfèrent recevoir des soumissions de Policy Works.

Cindy_work2.jpgCindy Gravelle, Vice-président des lignes commerciales

Pour Maynard, les deux principaux avantages de Policy Works sont les demandes de prix en temps réel et le téléchargement.

« Lorsqu'il s'agit de marchandage, les fonctionnalités de téléchargement et les demandes de prix en temps réel sont deux avantages majeurs de Policy Works, » dit-elle. « Cela est particulièrement vrai pour les petites polices avec qui vous ne voulez pas consacrer beaucoup de temps. Vous pouvez télécharger les renseignements, obtenir une cotation en quelques minutes et le travail est fait. Une meilleure efficacité engendre un gain de temps, ce qui confère un énorme avantage. »

Les assureurs préfèrent nos soumissions

Ces améliorations notables en termes d'efficacité ne sont pas simplement appréciées par les courtiers, mais aussi par les compagnies d'assurance, selon Gravelle.

« La plupart des assureurs commerciaux préfèrent les soumissions générées par Policy Works, » dit-elle. « Ils pensent en terme de téléchargement direct vers leurs systèmes. Ils reconnaissent que Policy Works nous aide vraiment, mais les aide aussi car les soumissions sont plus complètes, leur accès plus facile ce qui améliore leur efficacité lorsqu'ils souhaitent faire affaire. »

Plus qu'un nouvel outil de travail

Pour Gravelle, les avantages de Policy Works vont bien au-delà des ventes.

« Je pense que beaucoup considèrent Policy Works comme un outil de marchandage et c'est un outil parfait pour ça, » dit-elle. « Mais du côté services, à tout moment il vous est possible d'afficher une police entièrement mise à jour de la soumission au renouvellement, tout est là. Je pense que cela aide vraiment les courtiers à fonctionner sans papier, ou à utiliser de moins en moins le format papier. Ce n'est pas toujours facile dans les lignes commerciales. »

Prenons par exemple quelque chose d'aussi fréquent que les certificats d'assurance. « Au niveau du travail quotidien, je dirais qu'il est extrêmement facile d'émettre des certificats d'assurance avec Policy Works, surtout pour les clients qui peuvent avoir jusqu'à 50 ou 60 certificats, » constate Gravelle. « Nous tenons pour acquis ce qui est maintenant facile à faire ; c'est vraiment fait en un seul clic. »

 

Policy Works vous permet d'établir des procédures et de mettre en place des lignes directrices pour l'ensemble du personnel commercial. Une fois que le système est mis en place, vous ne pouvez pas vous tromper.

Cindy_work2.jpgCindy Gravelle, Vice-président des lignes commerciales

Il est essentiel que la gestion des lignes commerciales soit efficace pour pouvoir travailler dans ce que Gravelle appelle un secteur « brutalement compétitif. »

« Signer un contrat ou non peut se jouer maintenant en quelques secondes, » explique Gravelle. « Si vous pouvez télécharger votre soumission une minute après minuit et les assureurs sont intéressés, c'est à cette heure là que vous devez le faire. La compétition est si finement réglée, que si vous n'êtes pas en mesure de le faire vous ne recevrez peut-être pas de cotation de cet assureur. Nous considérons que Policy Works est notre avantage concurrentiel, il nous permet de travailler plus rapidement et plus efficacement. »

Policy Works offre plus qu'un logiciel

Gravelle et Maynard, tous deux affirment que l'un des principaux avantages de Policy Works est le soutien après-vente. « Je pense que l'une des meilleures fonctionnalités de Policy Works est le soutien en ligne et le point de contact pour la résolution de problèmes, » dit Maynard.

« Par téléphone et à distance ils vous aident étape par étape avec tout ce qui doit être modifié ou adapté. Ils interviennent rapidement pour vous aider. »

« Le personnel de Policy Works améliore et met à niveau le logiciel régulièrement », constate Gravelle. « Ils ne se reposent jamais. Ils excellent aussi à l'écoute et emploient les suggestions des courtiers pour améliorer le système. Le chef de notre service informatique a récemment déclaré : « Si tout roulait comme Policy Works, il n'y aurait pas de travail pour moi. »

Nous sommes axés sur la croissance des lignes commerciales

Aujourd'hui, environ 27 % des 92 millions $ du volume des assurances est dans les lignes commerciales, avec un taux de croissance d'environ 8 à 10 % par an.

Le développement de ces activités commerciales est à dessein. L'équipe de haute direction de Youngs Insurance a récemment développé une stratégie actualisée sur cinq ans qui aboutira en 2020. Un élément important de cette croissance proviendra des lignes commerciales et placera Youngs Insurance comme l'un des acteurs de premier plan sur le marché des sociétés de courtage dans le plus grand marché au Canada.

« Ce sont des objectifs ambitieux, mais nous pensons qu'ils sont réalisables », conclut Gravelle. « Nous savons que nous pouvons compter sur notre personnel, notre marque et le système pour mener à bien notre stratégie dans les cinq prochaines années. »

Pas mal pour une société de courtage qui « a fait ses début à vélo. »