Vos RSC font-ils des tours de manège avec les copier-coller ?

Mise en ligne

La plupart des courtiers d'assurance avec qui je parle utilisent Microsoft Office® et surtout Microsoft Word. C'est un excellent outil, il a été utilisé pour écrire ce blog. Saviez-vous que MS Word existe depuis plus de 25 ans ? Si votre société de courtage a commencé à l'utiliser en 1997, cela veut dire que vous disposez de 20 ans de données stockées sur différents documents Word.

Vos RSC font-ils des tours de manège avec les copier-coller ?

Pensez-y. Près d'un quart de siècle de données. Pourtant, la plupart d’entre nous continuons à taper et bien que nous ajoutions de plus en plus de données, nous ignorons totalement son potentiel. Est-ce qu’un processus normalisé dans votre société de courtage ressemble à ça ?

  • Le producteur donne une demande rédigée à la main au RSC.

  • Le RSC tape les renseignements de la soumission dans MS Word.

  • L'écriture du producteur est illisible. Le RSC fait une erreur sur les recettes brutes annuelles. Le bon chiffre est copié-collé dans la soumission.
  • Les renseignements présentés sur la soumission actuelle sont différents de ceux dans la soumission de la nouvelle affaire. Copier-coller les sections. Est-ce que l'erreur sur les recettes brutes annuelles a été corrigée ?
  • Le courriel est différent de celui pour les assureurs. Copier (ou couper) et coller à nouveau.
  • Les cotations des assureurs arrivent. Faisons encore un tour de manège, nous allons copier-coller les réponses dans une proposition MS Word.

Je sais que certains d'entre vous disent : « nous utilisons la fusion de courriels pour accélérer nos processus », mais vous devez toujours configurer un document principal, une source de données et un document fusionné. Vous aurez aussi besoin d’une personne dans votre société de courtage pour garder à jour ces documents, donc temps et savoir-faire.

Nous ne prêtons pas grande attention au copier-coller car c’est une tâche si fréquente. Nous avons l’impression que cela ne prend que quelques secondes, mais 100 copier-coller @ 30 secondes par = 3 000 secondes. Trois mille secondes est égal à 50 minutes. C'est presque une heure passée à copier-coller ! Cela n'inclut pas le temps passé à vérifier 20 ans de documents Word stockés sur le réseau.

Une heure sur le tour de manège copier-coller peut vous donner des nausées. Alors, comment pouvez-vous sauter du manège ?

Un système de gestion commerciale (SGC) est une solution idéale. Les données sont stockées en un seul endroit, vous permettant ainsi de créer des soumissions, des propositions et des notes de couverture à partir d'une seule source. Pratiquement aucun temps passé à copier-coller parce que :

  • Votre soumission est un document fondateur qui ne peut plus être modifié après avoir été envoyé aux souscripteurs.
  • Votre proposition est créée à partir de votre document fondateur/soumission. Tout ce qui doit être ajouté sont les taux et les primes.
  • Votre note de couverture est créée à partir des données extraites de la proposition.

Bref, chaque document s’édifie à partir de la transaction précédente.
Cela permet à votre équipe des lignes commerciales de consacrer plus de temps à servir les clients et non à saisir des données et surtout pas au copier-coller.

Le copier-coller est une tâche répétitive habilement déguisée en une tâche automatisée. L'automatisation dans sa forme idéale réduit l'intervention humaine au minimum. La réduction de l'intervention humaine signifie moins de temps passé à faire la tâche et donc des erreurs humaines moins fréquentes. Une situation gagnante pour tous.

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