Les lignes commerciales et la méthode d’assemblage de bordereaux à la chaîne

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Je suis sûr que vous avez déjà vu le sketch I Love Lucy où Lucy et Ethel travaillent sur une chaîne d’assemblage et emballent des bonbons dans une chocolaterie. L'objectif est d'emballer chaque chocolat individuellement sur la bande transporteuse avant de les mettre en boîte.

ligne commerciale bordereau

Au début, les chocolats arrivent à un rythme gérable. Puis soudainement, la bande transporteuse s’accélère et nos dames ont du mal à emballer les chocolats correctement. Lucy et Ethel tentent de manger les chocolats non-emballés ou de les cacher dans leurs blouses de travail. À la fin du sketch, leur superviseur est tellement impressionné par leurs progrès, qu’elle crie, « Accélérez un peu ! » et les chocolats arrivent à une vitesse folle.

Tout comme dans la chocolaterie, est-ce que les processus de vos bordereaux ressemblent à une chaîne de données allant à la mauvaise vitesse ? Si ça va trop vite, les données sont de mauvaises qualités ou pire, aucune donnée n'est recueillie. Si les processus sont trop lents, il pourrait y avoir des problèmes plus tard.

Les bordereaux sont générés uniquement s’ils sont à un certain stade de traitement. Un processus typique peut ressembler à ceci :

  1. Le RSC saisit ou copie et colle manuellement les données dans une feuille de calcul provenant de plusieurs sources. Les colonnes ne s'alignent pas, ce qui rend le copier-coller plus difficile.
  2. La feuille de calcul est envoyée à un superviseur qui la vérifie ou rempli les espaces blancs.
  3. Le superviseur envoie la feuille de calcul au service de la comptabilité pour approbation finale.

Que se passe-t-il si le RSC quitte son emploi ou si le superviseur est en vacances ? Si le traitement s’arrête à ce stade du processus, il se forme des goulots d'étranglement. Non seulement cela affecte l'efficacité, mais crée aussi des tensions entre les membres de l'équipe.

Alors, quand pouvez-vous « accélérer un peu » sans risque d’erreurs et omissions ou sans frustrer les employés ? Repérez les inefficacités, où se forment les goulots d'étranglement et vérifiez le temps qu’il faut pour générer un bordereau.

Et si ces données existaient déjà quelque part ? Cela accélérerait le processus car le personnel n'aurait plus besoin de chercher ou de reformater les données. En outre, les goulots d’étranglements ne les retarderaient plus, car les données seraient toujours utilisables et disponibles à tout moment.

Les méthodes d'assemblage à la chaîne fonctionnent mieux pour la fabrication, elles ne fonctionnent pas pour traiter les bordereaux. Si vous souhaitez en savoir davantage sur comment Policy Works aide à maximiser les données pour les courtiers de lignes commerciales à travers le Canada, contactez-nous pour une démonstration.

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