Les courtiers mandataires du Lloyd's Canada et « le tour de passe-passe des déclarations de l’AF »

Mise en ligne

En tant que courtier mandataire du Lloyd's Canada, vous savez que l'année financière (AF) fait partie de vos critères de déclarations. Bien que l’AF soit facilement gérée au cours de la première année et son faible volume d’accords de délégation de souscription, de nombreux événements au cours des renouvellements de contrats rendent le suivi des déclarations de l’AF plus difficile.

Le tour de passe-passe des déclarations de l’AF

Dans la deuxième année des accords de délégation de souscription par exemple, vous devez gérer deux bordereaux. Le premier, pour suivre les activités d'annulations, de réclamations et les avenants pour les affaires initiées la première année. Le deuxième, un ensemble complet de bordereaux par mois pour le suivi de toutes les activités de primes et de réclamations pour les affaires émises la deuxième année.

Cela signifie qu'à la fin de la deuxième année, les courtiers mandataires traitant les bordereaux manuellement gèrent au moins 24 mois de bordereaux, peut-être plus si les accords de délégation de souscription vont au-delà de 12 mois.

Donc, si vous êtes un courtier mandataire qui pense que la saisie manuelle des données dans une feuille de calcul MS Excel est facile à faire, j'ai un défi pour vous. Appelons cela « le tour de passe-passe des déclarations de l’AF ».

Voici comment cela fonctionne :

Le bouchon. Police annuelle souscrite à 75 % avec Lloyd's et 25 % avec un assureur domestique.

Tour de passe-passe 1. La police est sous délégation de souscription du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2017 (alias AF 2017).

Tour de passe-passe 2. Une police émise le 30 décembre 2017 tombe sous le numéro unique de référence du marché 2017 (URM B099917XXXX) sur les déclarations et doit être déclarée dans l’AF 2017, même si la plupart des transactions tels les avenants sont en 2018.

Tour de passe-passe 3. À partir du 1er janvier 2018 jusqu'au 31 décembre 2018, en supposant que l’accord de délégation de souscription existant est renouvelé en vertu de l'URM B099918XXXX, la police doit être renouvelée en indiquant le nouvel URM 2018 et l’AF 2018.

Où toutes ces transactions appartiennent-elles ? Approchez messieurs et mesdames, ça va, ça vient... devinez où ça s'arrête !

Dans les tours de passe-passe, la main est plus rapide que les yeux, mais quand il s'agit de saisir manuellement des données, c'est désavantageux. Dans ce scénario, la personne qui saisit manuellement les données des bordereaux doit comprendre qu'il y a une différence entre comment un avenant ou une annulation du 1er février 2018 est déclaré sur une police du 30 décembre 2017 et entre une déclarée le 2 janvier 2018.

C'est là qu'intervient l'automatisation, à savoir un système de gestion commerciale. En entrant les années contractuelles dans un système de gestion commerciale tel que Policy Works, toutes les transactions applicables à un contrat sont identifiées avec le numéro de contrat d'origine et peuvent être déclarées correctement pour la durée de la police dans le cadre des fonctionnalités de téléchargement de Lineage Lloyd's.

En outre, les fonctionnalités d’entrée unique de données d'un système de gestion commerciale résolvent une multitude d'erreurs pouvant se produire dans les déclarations lorsque les courtiers mandataires utilisent la saisie manuelle pour les déclarations de bordereaux.

Pour les courtiers mandataires qui ne téléchargent pas vers Lineage Lloyd's, les documents tels les avenants, les annulations et les prolongations émis dans un système de gestion commerciale lieront correctement toute les activités à l’AF appropriée et identifieront clairement les bons contrats et URM du Lloyd's.

Les affaires du Lloyd’s ne peuvent pas être cotées ou renouvelées à moins qu'un accord avec délégation de souscription soit en place. Un accord avec délégation de souscription du 1er janvier n'est souvent pas finalisé avant la fin du mois de décembre. Pour les affaires du Lloyd’s, cela signifie que l’équipe qui émet vos assurances ne peut pas travailler avec les cotations ou émettre des polices. Bien que cela ne soit pas un problème pour les nouvelles affaires, que se passe-t-il si les renouvellements de 30 à 60 jours à l'avance font partie de vos processus ?

La solution se trouve dans un système de gestion commerciale qui s'intègre avec les fonctionnalités de téléchargement de Lineage Lloyd's, tel que Policy Works. Le personnel ne peut pas émettre de polices tant que l'administrateur du site n'a pas mis à jour l’année du contrat. Cela crée des processus améliorés qui limitent les risques potentiels d’erreurs et d’omissions.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur comment Policy Works peut vous aider à améliorer la gestion de votre portefeuille du Lloyd's, contactez-nous pour une démonstration.

Courtiers mandataires du Lloyd's, commettez-vous ces 5 fautes ?

Découvrez les 5 erreurs les plus courantes, selon les auditeurs du Lloyd’s, et évitez de les répéter. 

Get the Book