Codifiez votre savoir en matière de lignes commerciales avec cet élément vital

Mise en ligne

Pensez au jeu du téléphone sans fil, le jeu auquel vous jouiez quand vous étiez enfant. Vous connaissez le jeu : un groupe est assis en cercle et une personne chuchote une phrase dans l'oreille de la personne assise à côté d’elle. Puis, une par une, chaque personne murmure la phrase qu'elle a entendue à la personne suivante.

Codifiez votre savoir en matière de lignes commerciales avec cet élément vital
Que se passe-t-il fréquemment ? La phrase qui revient à la personne ayant commencé le jeu ne ressemble en rien à la phrase originale.

Maintenant, pensez aux procédés typiques appliqués par les courtiers, l’élément moteur pour générer et recevoir des cotations commerciales :

  1. Un assuré parle à un producteur.
  2. Le producteur relaye les renseignements au gestionnaire de compte.
  3. Le gestionnaire de compte relaye l'information à un ou plusieurs souscripteurs.
  4. Les souscripteurs remettent une cotation au gestionnaire de compte.
  5. Le gestionnaire de compte prépare une proposition pour le producteur.
  6. Le producteur donne la proposition à l'assuré.

Les mêmes renseignements sont partagés 6 fois dans un constant va et vient. Pensez-y : six fois pour que les renseignements soient déformés. Une différence aussi petite que ce soit ou une déclaration erronée peut avoir un impact négatif.

Les assurances s'appuient sur la représentation (efficace, précise, exacte) et la transmission du savoir. Hélas, le savoir n’est pas tangible. Il réside dans l’esprit des individus et toute la difficulté est là.

Oui, il est possible de partager verbalement le savoir, mais vous vous fiez à la mémoire pour vous assurer que chaque élément est correctement transféré ; basé sur le jeu du téléphone sans fil, ce n'est pas fiable.

Le défi est de trouver un moyen de codifier le savoir pour qu’il soit précis et fiable à chaque point de transfert. Si partager verbalement le savoir n’est pas fiable, nous passons au mot écrit.

Transformer lignes commerciales le savoir en données

Pour codifier le savoir, cet ensemble d'expérience et d'éducation utilisé pour mesurer tout risque, nous devons d'abord le considérer comme un ensemble de données. Les données sont tous les faits qui contribuent à la cueillette de l'information. Chaque fait particulier s'appelle une donnée de base.

Par exemple, une soumission commerciale comprend plusieurs données de base spécialisées et spécifiques. Type de construction des murs. Protection contre le feu. Circuits électriques. La liste est longue.

L’utilisation d’un langage singulier accepté par toutes les parties est avantageux car il assure un cadre de cohérence à chaque interaction. Il supprime le besoin d'interpréter les renseignements tout au long du processus.

Parler la même langue

La clé pour transférer le savoir de façon précise et fiable est de créer un ensemble de données codifiées normalisées dans l'ensemble de l'organisation.

Pensez aux listes déroulantes que vous voyez sur les sondages qui obligent le répondant à choisir parmi les options disponibles.

C'est ce que vous devez faire dans votre société de courtage si vous souhaitez vraiment créer des documents d'assurance précis et fiables. Mais par où commencer ?

Voici 5 étapes pour vous aider :

  1. Procédez par petites étapes. Commencez en Identifiant les 3 principaux secteurs d’activité dans votre société de courtage (vous pouvez toujours travailler sur d'autres secteurs plus tard).
  2. Consultez les polices ou applications en vigueur des assureurs avec lesquels vous travaillez et dressez une liste des questions les plus fréquemment posées.
  3. Travaillez avec le personnel expérimenté de vos lignes commerciales pour générer des réponses potentielles pour chacune des questions.
  4. Créez des modèles de soumission et de proposition dans Word ou Excel en utilisant les questions et les réponses codifiées que vous avez créées.
  5. Assurez-vous que ces documents soient mis à disposition de tous les employés commerciaux.

Si vous n'avez pas le temps ou les ressources nécessaires pour exécuter ce processus (la plupart des courtiers ne l’ont pas), consultez les systèmes de gestion commerciale tel Policy Works ou comXP. Ces systèmes font le gros du travail, ils créent des ensembles de données et les intègrent dans un système pour les utiliser dans des documents normalisés.

En résumé, les données codifiées et normalisées contribuent à garantir précision et efficacité tout au long du cycle de vos polices.

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